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¿Qué puede significar para nosotros el proceso de elección para la creación de un trabajo útil, informativo y atractivo visualmente con diferentes herramientas de Microsoft Office suite? ¿Es la combinación de animaciones, transiciones, color de fuente, fondo de texto o imágenes?

Por supuesto que estos elementos juegan un papel importante, pero la planificación de presentaciones es el aspecto principal y esencial en la formulación de cualquier creación. Ahora, la pregunta que surge es, ¿qué es la planificación? Básicamente es el proceso de pensar y organizar actividades en un formato apropiado para conseguir el objetivo deseado. La planificación eficaz facilita el proceso de toma de decisiones.

Claves fundamentales de planificación para la creación de una presentación

Con el fin de crear una presentación exitosa e informativa será imprescindible un plan de acción.

Establecer el propósito de la presentación

Lo primero que tendremos que hacer es elegir un tema.

Conocer a la audiencia

Cada presentación tiene un objetivo o un mensaje que debe ser transmitido a la audiencia que participa en ella. Por lo tanto, la recopilación de conocimientos suficientes sobre el tipo y el nivel de la audiencia es algo esencial.

Hay que recordar siempre que una presentación exitosa tiene que ser simple, atractiva e informativa.

Recopilar toda la información relevante

Una vez que la audiencia se ha analizado, es el momento de recoger toda la información relevante en función de los conocimientos, las aptitudes y el nivel de comprensión de los oyentes.

Aquí pueden surgir tres situaciones:

• El público es completamente profano en el tema. En este caso, el presentador debe centrarse en la recopilación de información simple que pueda ser bien comprendida por sus espectadores. Además, como el tema es completamente nuevo, es posible que el público pierda el interés en medio de la presentación. Por lo tanto, hay que incluir algunas fotos, hechos y cifras para mantener intacto su interés hasta el final.
• Tienen una comprensión parcial de la materia de presentación. Este tipo de público es muy difícil de manejar. En la mayoría de los casos, el público tiene un conocimiento parcial sobre el tema y tiene la curiosidad de saber más. Además, habrán muchas consultas, por lo que el presentador tiene que preparar las posibles cuestiones con soluciones satisfactorias para ellos.
• Están bien versados en la materia. Cuando nuestros oyentes conocen bien el tema, tenemos que ser más cuidadosos con la información y asegurarnos de que es exacta.

Centrarse en el diseño y el orden de las diapositivas

Una vez que toda la información se ha recogido, comienza la tarea de organizar. Tenemos que asegurarnos de que la plantilla o el estilo de la diapositiva elegida van bien con el tema. Tenemos que concentrarnos en los puntos clave. El orden de las diapositivas es también una tarea importante, pero al mismo tiempo siempre puede ser modificado de acuerdo con nuestras necesidades.

Por último, crear una presentación

Después de seleccionar el diseño y poner la información en un orden correcto, elegiremos fondo, estilo de texto, tamaño de fuente, las transiciones y las animaciones. También podemos agregar efectos especiales si es necesario.

Los recursos para la recopilación de datos para presentaciones

Internet se encuentra entre uno de los principales recursos para la recopilación de todos los datos y la información. Los presentadores también pueden utilizar la ayuda de diferentes libros y revistas. También se pueden descargar plantillas y fondos de planificación de PowerPoint gratuitas o encontrar herramientas gratuitas de gestión de proyectos.

Adición de diagramas de PowerPoint

Los diagramas pueden simplificar nuestra tarea de presentación. Se pueden descargar diagramas para PowerPoint gratuitos o hacer nuestros propios diagramas con herramientas en línea.

Las principales ventajas del uso de PowerPoint para el proceso de planificación:

• Es una herramienta visual eficaz
• Flexible
• Personalizable
• Fácil de crear y utilizar
• Ahorra tiempo

Para más información no dude en consultar nuestro artículo original Role of Planning in making an effective PowerPoint presentation