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Si estamos preocupados sobre el modo en el que vamos a compartir nuestras presentaciones así como de las opciones de privacidad, es importante que comprobemos una característica disponible en PowerPoint 2010 y PowerPoint 2013. Dicha característica es el Inspector de Documentos y puede ser muy útil si utilizamos PowerPoint como herramienta de colaboración con otros usuarios para el diseño de presentaciones de PowerPoint.

Antes de empezar, si somos nuevos en las opciones de uso compartido, hemos de tener en cuenta que existe la posibilidad de que encontremos contenido malicioso oculto en marcas de agua, datos XML, etcétera de los que tenemos pensado utilizar en nuestra presentación. El Inspector de Documentos es una herramienta innovadora que nos ayudará a averiguar la fiabilidad de todos estos elementos con el objetivo de no comprometer nuestra privacidad ni la de nuestros compañeros.

Cómo utilizar el Inspector de Documentos de PowerPoint 2010

Con el objetivo de inspeccionar el documento tenemos que abrir una presentación de PowerPoint y seguidamente nos metemos en el menú Archivo donde encontraremos el botón Compartir. A continuación pulsamos sobre Comprobar si hay problemas y ahora se abrirá una nueva ventana donde podremos pulsar sobre Inspeccionar documento. Esto es recomendable llevarlo a cabo antes de compartir nuestra presentación.

Ahora será cuando se abre la ventana del Inspector de Documentos donde podremos comprobar:

• Comentarios y anotaciones.
• Propiedades del documento de información personal.
• Datos XML personalizados.
• Contenidos ocultos.
• Notas de presentación.

Ahora ya estamos preparados para inspeccionar el documento y tan sólo tendremos que pulsar sobre Revisar y a continuación veremos una pantalla de resultados.

A partir de aquí podremos resolver cualquier problema sin dificultad.

De lectura obligada: Hack Attack: Cómo prevenir el robo de identidad en pocos pasos

Para conocer las propiedades del documento y la información personal fundamentalmente exploraremos los metadatos. Fundamentalmente serán los títulos, usuarios y configuración de algunos datos de PowerPoint. No obstante esto no es demasiado importante, y hay que destacar la posibilidad de que exista código oculto que haya sido insertado por otros usuarios.

Los encabezados, pies y las opciones de marcas de agua, las columnas, tablas de presentación, etcétera. No podemos estar siempre al tanto de todos estos elementos, especialmente en el caso de que cualquier colaborador copie dichos contenidos desde una página web u otra presentación, de forma que pueda contar con ese contenido oculto del que estamos hablando.

Las últimas dos opciones son las más importantes dentro del Inspector del Documento fundamentalmente porque son las encargadas de encontrar dicho contenido oculto en nuestra presentación de PowerPoint. La última actualización de PowerPoint 2010 también nos permite encontrar objetos y formas cubiertas por otros objetos distintos.

Queremos recordar que es importante llevar a cabo una inspección del documento antes de enviar nuestra presentación a un cliente potencial o a una empresa a la que queremos realizar una propuesta de negocio de forma de evitar por ejemplo incluir información confidencial o incluso cuando diseñamos plantillas para Power Point.

Para más información no dude en consultar nuestro artículo original Using Document Inspector PowerPoint 2010 Before Sharing Your Presentations